10.2 Outlook kuralları

Policy → Rules → Outlook Rules, kullanıcılar e-posta ve toplantı isteği gönderdiğinde ne olacağını denetler: etiketin zorunlu olup olmadığı, eklerin e-postanın etiketini nasıl etkilediği ve hangi alıcı alan adlarının iletiyi otomatik olarak etiketlediği. Bölüm 10.1’deki içerik kuralları da gönderimde (Send) çalışır; bu sayfa yalnızca Outlook’a özgü ayarları içerir.

Sayfada iki kart vardır:

Hangi Outlook ne yapar

E-posta zorlama

Kullanıcı Send’e tıkladığında ne olur (klasik Outlook)

Ada’nın Outlook COM eklentisi bu adımları sırayla çalıştırır. Gönderimi iptal eden ilk adım diziyi sonlandırır; kullanıcı nedeni görür.

1. Maskeleme — konu + gövde üzerinde Mask kuralları (bölüm 10.1); onay; İptal gönderimi durdurur.
2. Uyarılar — Warn kuralları; Confirm kipinde İptal gönderimi durdurur.
3. Zaten etiketli mi?
   • İçerik yeniden sınıflandırılır (etiketin seçildiği andaki içerik değil, en son içerik geçerlidir).
   • Daha yüksek bir etiket gerektiren Enforce kuralı → etiket yükseltilir (Label raised to meet policy); eşit/daha yüksek dereceli farklı bir etiket gerektiren → engellenir (requires exactly).
   • Ek kapıları (aşağıda), ardından gövde işaretlemesi yenilenir. Bitti.
4. Etiketsiz — alıcıya dayalı otomatik etiket — bir posta kuralı her alıcıyı kapsıyorsa onun etiketi uygulanır (aşağıya bakın), ek kapıları çalışır, bitti.
5. Etiketsiz — Enforce kuralı — gerekli etiket sessizce uygulanır (Label applied (auto-rule)), ek kapıları çalışır, bitti.
6. Require a label kapalı — pencere yok; ek kapıları yine çalışır; ileti etiketsiz çıkar.
7. Require a label açık — sınıflandırıcı açılır (önceden seçili: öneri, en yüksek ek etiketi ve varsayılan etiketten en yükseği). İptal → Send blocked — no label. Bir Enforce gereksiniminin altındaki etiket → requires at least. Ardından ek kapıları, sonra etiket uygulanır (Label applied (on send)).

Ek kapıları (her yerde aynı sırada): öğenin kendi No-send etiketi → sınıflandırılmamış ek → No-send etiketli ek → öğenin etiketinden yüksek ek (yükseltme veya engelleme).

Outlook on the web, yeni Outlook ve Outlook for Mac’te dizi aynıdır, şu farklarla: maskeleme otomatiktir; içeriği başka bir etiket gerektiren etiketli ileti engellenir (sessiz yükseltme yoktur); Send’de varsayılan etiket kullanılmaz; içerik bir posta kuralından (aşağıda) daha yüksek bir etiket önerdiğinde kullanıcı sınıflandırıcı penceresi yerine bir Smart Alert görür. Politika Send anında doğrulanamazsa web eklentisi gönderimi engeller (“Classification could not be verified, so sending was blocked.”); cihaza hiç politika ulaşmamışsa gönderime izin verilir.

Toplantılar ve takvim öğeleri

Klasik Outlook’ta toplantı istekleri ve katılımcılı randevular, e-postayla aynı gönderim denetimlerinden geçer: içerik sınıflandırması, Enforce, ek kapıları (giden isteğin ekleri üzerinde), alıcıya dayalı otomatik etiket ve gönderimde etiket sınıflandırıcısı. Son etiket giden toplantı isteğine de yazılır. Maskeleme, Warn kuralları ve alıcı istisnaları yalnızca e-posta iletilerine uygulanır.

Düzenleyicinin ele alınması (klasik Outlook). Bir toplantı gönderildiğinde Outlook, düzenleyiciyi katılımcı listesine ekler (bazen Required katılımcı olarak, ör. Scheduling Assistant üzerinden). Ada, posta kurallarını denetlemeden önce düzenleyiciyi — SMTP ve Exchange adresiyle tanımlayarak — çıkarır; böylece contoso.com için bir kural, fabrikam.com’daki bir düzenleyicinin yalnızca contoso.com katılımcılarına gönderdiği toplantıya da uygulanır.

Alıcıya dayalı otomatik etiket

Ne yapar. Bir posta kuralı, her alıcı (To, Cc, Bcc) alan adlarından birine ait olduğunda giden etiketsiz bir iletiyi sessizce etiketler. Sınıflandırıcı penceresi açılmaz.

Liste sütunları

Posta kuralı yan paneli (başlık = kural adı veya New mail rule, alt başlık “Edit recipient-based auto label”)

Enabled anahtarı ve grup hariç tutmaları yan panelde değil, listede ayarlanır. Yeni bir posta kuralı etkin olarak oluşturulur.

Eşleştirme kuralları

Posta kuralı oluşturma

1. Policy → Rules → Outlook Rules. Scope seçin (Default veya bir grup).
2. + Add Default mail rule’a (veya + Add mail rule to Group) tıklayın.
3. Policy name girin, Label seçin, gerekiyorsa Groups işaretleyin ve Recipient domains girin.
4. Save’e, ardından Publish & Sign’a tıklayın.
5. Test: bir istemciden, alan adındaki bir adrese etiketsiz bir ileti gönderin — ileti etiketle ve pencere açılmadan çıkmalıdır; bir dış alıcı ekleyin — normal akış (sınıflandırıcı veya engelleme) çalışmalıdır.

Alıcı listelerinin karşılaştırması

Üç özellik alıcı listesi kullanır; birbirine benzerler ancak farklı işler yaparlar.

Uygulamalı örnekler

Örnek A — Herhangi bir dış alıcı → etiket zorunlu

Hedef: kurum içi posta istem olmadan akar; kurum dışına çıkan her şey bilinçli olarak etiketlenmelidir.

1. Email enforcement: Require a label before sending email’i işaretleyin, Save.
2. Internal mail posta kuralını ekleyin: Label Internal, Recipient domains contoso.com, contoso.com.tr, contoso-group.com.
3. Yayımlayın.

Sonuç: yalnızca iş arkadaşlarına giden bir ileti sessizce Internal olarak etiketlenir. To, Cc veya Bcc’de tek bir dış adres bulunduğu anda kural artık tüm alıcıları kapsamaz ve gönderen bir etiket seçmek zorundadır (ya da iletiyi bir Enforce kuralı etiketler).

Örnek B — Bağlı şirketlere giden posta “Group Internal” olarak etiketlenir

Subsidiaries posta kuralı, Label Group Internal, alan adları fabrikam.com, fabrikam.de, Groups: yalnızca Finance. Finance kullanıcılarının bağlı şirketlere gönderdiği postalar otomatik etiketlenir; diğer gruplar etkilenmez.

Örnek C — Strictly Confidential belgeleri asla dışarıya e-postayla gönderme

Bölüm 8: Strictly Confidential’ı contoso.com gönderim istisnasıyla No-send etiketi olarak işaretleyin. Burada: Attachment label check açık, Label from attachments açık. Böyle bir belgeyi eklemek e-postayı Strictly Confidential’a yükseltir; dış bir alıcıya gönderim, izin verilmeyen alıcıların listesiyle birlikte engellenir.

Outlook kurallarının yazdığı denetim olayları

Sorun giderme